El libro de la colección Ofimática Profesional:
Outlook 2010
Este libro a le presenta en detalle las funciones del software de correo electrónico Microsoft® Outlook 2010, y se dirige a cualquier persona que desee descubrir y profundizar en el conjunto de sus funciones. Tras la descripción del entorno que incluye la cinta y la nueva pestaña Archivo, descubrirá la nueva vista Conversación, que permite agrupar los correos electrónicos por conversaciones, aprenderá a enviar mensajes con distintos formatos, basados o no en una plantilla; a reenviar un mensaje, a recuperar un mensaje enviado por error o a marcar un mensaje para su seguimiento. A continuación, aprenderá a responder a un mensaje, a reenviarlo y a gestionar los archivos adjuntos que pueda tener. Para completar sus mensajes, aprenderá a insertar una firma, archivo, calendario, etc.
Se le mostrará en detalle cómo configurar su servicio de correo electrónico: elegir el formato de los mensajes, crear una o varias firmas, configurar un mensaje de fuera de la oficina, definir un formato condicional de los mensajes (por ejemplo, mostrar en rojo los mensajes cuyo Asunto contiene la palabra Presupuesto), gestionar el correo no deseado y automatizar las tareas repetitivas con la ayuda de las acciones rápidas (por ejemplo, reenviar automáticamente determinados mensajes a su responsable). También aprenderá a gestionar sus flujos RSS en Outlook.
La tercera parte del libro trata sobre el Calendario. Aquí aprenderá a gestionar su agenda para planificar citas, eventos, enviar y responder a una invitación a una reunión, publicar, compartir sus Calendarios y crear grupos de Calendarios... Outlook le permite también gestionar sus contactos, planificar tareas y crear notas. Se le mostrará en detalle cómo gestionar todos los elementos utilizados en Outlook: seleccionar elementos, buscarlos, ordenarlos, filtrarlos, reagruparlos, organizarlos por categorías... Hay un capítulo dedicado a archivar los mensajes mediante la creación de archivos de datos de Outlook (.pst).
El último capítulo trata sobre la configuración de su software de correo electrónico: cómo modificar y crear nuevas vistas, gestionar los grupos, accesos directos y carpetas, añadir cuentas de mensajería y personalizar la cinta.
El libro termina con un capítulo sobre las mejores prácticas relacionadas con la utilización de un software de mensajería.
El libro de la colección Objetivo: Soluciones:
Outlook 2010 - Administrar eficazmente el correo electrónico
El correo electrónico es una de las herramientas de comunicación más utilizadas en el mundo, tanto en las empresas como en la esfera privada. Cada día se envían millones de e-mails a través de Internet e inundan nuestros buzones electrónicos.
Los clientes de correo como Outlook 2010 disponen de funcionalidades más o menos sofisticadas que permiten administrar este flujo, pero, a pesar de ello, cada vez más usuarios de correo electrónico se quejan de lo difícil que resulta administrar su bandeja de entrada, con toda esa avalancha de información cuyo tratamiento diario exige más y más tiempo: ¡vivimos invadidos por los emails!
Y, sin embargo, Outlook rebosa de funcionalidades que pueden ayudarle a minimizar el tiempo que pasa en la gestión de sus emails; además, respetando unas sencillas reglas de uso del correo electrónico, puede optimizar la comunicación.
Con este libro, lo primero que llevará a cabo es un diagnóstico del uso que hace del correo electrónico, que le servirá para deducir cuál es la organización más adecuada a su entorno de trabajo. A continuación aprenderá a aplicar estrategias y reglas de clasificación automática de los mensajes recibidos. Descubrirá asimismo las funcionalidades avanzadas, cuyo uso le permitirá tratar con más rapidez tanto los correos que exigen una acción por su parte como los que son puramente informativos. En los capítulos siguientes, recibirá consejos y descubrirá técnicas y trucos para hacer que su comunicación sea más eficaz, y aprenderá a personalizar su entorno de trabajo en Outlook a fin de adaptarlo mejor a sus necesidades. Finalmente, el último capítulo le ayudará a decidir y ejecutar las acciones necesarias para que Outlook y su entorno de trabajo mantengan su rendimiento, fiabilidad y seguridad. Microsoft Outlook 2010 Entorno ¿Qué es Microsoft Outlook? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Iniciar/salir de Outlook 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 El panel de navegación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 La barra Tareas pendientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 El panel de lectura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Usar y administrar la cinta de opciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Modificar la vista de una carpeta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Mostrar la lista de carpetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 El correo electrónico Enviar un mensaje ¿Qué es el correo electrónico? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Modificar la vista de una carpeta de mensajes. . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Modificar la disposición del contenido de una carpeta . . . . . . . . . . . . . 31 Usar la vista Conversación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Crear y enviar un mensaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Crear un mensaje con un diseño de fondo o un tema de Outlook . . . . . . 43 Crear un mensaje basado en un formato particular . . . . . . . . . . . . . . 45 Las plantillas de mensaje. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Reenviar un mensaje. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Recuperar/reemplazar un mensaje ya enviado . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Establecer la importancia y el carácter de un mensaje . . . . . . . . . . . . 50 Marcar un mensaje para su seguimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Enviar un mensaje que incluya una votación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Definir las opciones de seguimiento de un mensaje. . . . . . . . . . . . . . . 59 Definir las opciones de envío de un mensaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Recibir un mensaje Consultar un mensaje recibido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Responder a un mensaje mediante mensajería instantánea . . . . . . . . . 66 Declarar los mensajes como leídos o no leídos. . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Responder a un mensaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Reenviar un mensaje recibido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Responder a un mensaje votando . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Recibir un mensaje con datos adjuntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Tabla de contenido © Editions ENI - Reproducción prohibida 1 Contenido de un mensaje Insertar una firma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Insertar un archivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Insertar un calendario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Insertar un elemento de Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Imprimir el contenido de los mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Correo electrónico: configuración Escoger el formato predeterminado de los mensajes . . . . . . . . . . . . . 91 Leer los mensajes como texto sin formato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 Crear una o varias firmas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 Firmar automáticamente los mensajes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Aplicar un diseño de fondo o un tema de Outlook por defecto. . . . . . . . 95 Modificar la fuente por defecto de los mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Elegir cómo ser avisado de la llegada de nuevos mensajes . . . . . . . . . . 98 Configurar los mensajes de respuesta/reenvío . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Administrar la vista de Conversación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Administrar la barra Sugerencias de correo electrónico . . . . . . . . . . 105 Administrar el correo electrónico cuando está fuera de la oficina . . . . 106 Aplicar un formato condicional al texto de los mensajes . . . . . . . . . . 111 Administrar el correo electrónico no deseado . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Administrar los mensajes usando el Asistente para reglas. . . . . . . . . 123 Usar los Pasos rápidos para automatizar las tareas repetitivas . . . . . 128 Agregar una fuente RSS Agregar una fuente RSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 Leer una fuente RSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 Modificar las opciones de una fuente RSS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 Cancelar una fuente RSS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 Compartir una fuente RSS mediante un mensaje de correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 Exportar un grupo de fuentes RSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 Importar un grupo de fuentes RSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150 El Calendario Calendario: cuestiones generales ¿Qué es el Calendario? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 Acceder al Calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 Las vistas de la carpeta Calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Tabla de contenido 2 Ver otra fecha. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Acceder al elemento anterior o siguiente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 Personalizar la vista actual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 Ver varios calendarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 Guardar un calendario como archivo iCalendar . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 Elementos del Calendario Crear una cita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 Crear un evento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 Convertir un mensaje en cita o en evento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 Modificar un elemento del Calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 Repetir un elemento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 Reenviar un elemento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 Quitar una repetición de elemento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 Responder a un aviso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 Aplicar un formato condicional a las citas y reuniones. . . . . . . . . . . . 183 Eliminar elementos del Calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 Mover un elemento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187 Crear un calendario suplementario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188 Reuniones Crear una reunión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 Agregar/quitar asistentes/recursos a una reunión . . . . . . . . . . . . . . 194 Responder a la convocatoria de una reunión . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 Responder a una reunión proponiendo un nuevo horario . . . . . . . . . . . 198 Eliminar una reunión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 Impresión del Calendario Imprimir el calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203 Imprimir los elementos del Calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206 Definir las características de configuración para cada estilo . . . . . . . 207 Definir los márgenes y la orientación para un estilo de impresión . . . . 216 Definir encabezados y pies de página para un estilo de impresión . . . . 217 Calendario: configuración Establecer la semana y las horas de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220 Modificar la vista del explorador de fechas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220 Administrar los días festivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222 Configurar un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224 Tabla de contenido © Editions ENI - Reproducción prohibida 3 Publicar/compartir y grupos de calendarios Los grupos de calendarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 Compartir un Calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232 Abrir un Calendario compartido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236 Publicar un calendario en Office.com . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238 Compartir un calendario publicado en Office.com . . . . . . . . . . . . . . . 243 Quitar permisos para compartir un Calendario en Office.com . . . . . . . 245 Modificar las opciones de publicación de un Calendario en Office.com . . 246 Suscribirse a un Calendario publicado en Office.com . . . . . . . . . . . . . 248 Mostrar un calendario publicado en Windows Live . . . . . . . . . . . . . . 251 Detener la publicación de un Calendario en Office.com. . . . . . . . . . . . 253 Los otras carpetas Outlook para hoy ¿Qué es la página Outlook para hoy? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256 Acceder a la página Outlook para hoy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256 Personalizar la página Outlook para hoy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257 Contactos ¿Qué es la carpeta Contactos?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259 Acceder a la carpeta Contactos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259 Las vistas de la carpeta Contactos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260 Crear un contacto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261 Modificar la tarjeta de visita electrónica asociada a un contacto. . . . . 265 Buscar rápidamente un contacto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268 Llamar a un contacto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269 Utilizar el marcado rápido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271 Imprimir los contactos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272 Enviar la información de un contacto por correo electrónico. . . . . . . . 274 Crear un grupo de contactos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276 Modificar un grupo de contactos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278 Descubrir las diferentes libretas de direcciones. . . . . . . . . . . . . . . . 279 Agregar integrantes a la Libreta de direcciones de Outlook . . . . . . . . 280 Eliminar integrantes de la Libreta de direcciones de Outlook . . . . . . . 282 Tareas ¿Qué es una tarea? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283 Acceder a la carpeta Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283 Las vistas de la carpeta Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286 Tabla de contenido 4 Crear una tarea. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288 Crear una tarea periódica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291 Seguir el estado de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292 Asignar una tarea a terceros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293 Responder a una solicitud de tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295 Transformar un mensaje, una cita o una nota en tarea . . . . . . . . . . . 296 Agregar un mensaje/un contacto a la lista de tareas . . . . . . . . . . . . 297 Notas ¿Qué es una nota? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299 Acceder a la carpeta Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299 Modificar la vista de las notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300 Crear una nota . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300 Crear una nota a partir de otro elemento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301 Consultar/modificar una nota . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302 Reenviar una nota a una o más personas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302 Modificar la ventana del contenido de las notas . . . . . . . . . . . . . . . . 303 Personalizar las notas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303 Personalizar la vista Iconos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305 Los elementos Administración de los elementos ¿Qué es un elemento?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308 Convertir en privado un elemento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308 Seleccionar los elementos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308 Utilizar la búsqueda instantánea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309 Efectuar una búsqueda avanzada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315 Mover elementos a otra carpeta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318 Copiar elementos en otra carpeta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318 Eliminar elementos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319 Ordenar elementos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320 Agrupar elementos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322 Expandir/contraer los grupos de elementos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325 Filtrar elementos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325 Imprimir
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